J. de Groot Procesbegeleider Provincie Limburg, griffie Pilot Burgertop Limburg, Provincie Limburg

Bij aanvang van de organisatie van de pilot Burgertop Limburg heeft in eerste instantie de vraag centraal gestaan op welke wijze deelnemende burgers zouden worden benaderd en op welke wijze burgers zouden kunnen worden verleid om mee te doen aan de Burgertop Limburg. In de tweede fase van de pilot stond de vorming en begeleiding van de Burgertoppanels centraal, waarbij directe communicatie met de burgers van belang is en tevens de wijze waarop er met burgers wordt gecommuniceerd. Voorzitterschap van het Organiserend Comité, verantwoordelijk voor de uitvoering van de Burgertop en input voor Raad van Advies Burgertop Limburg.

In fase 1 heeft Toponderzoek de Publieke Raadpleging verzorgd en een bijdrage geleverd in de uitvoering van de organisatie als lid van het Organiserend Comité en door de directe contacten met de Limburgse gemeenten en de deelnemende burgers actief te onderhouden. Tevens heeft Toponderzoek een bijdrage geleverd aan de organisatie van de fysieke Burgertop Limburg bijeenkomst.

In fase 2 heeft Toponderzoek de communicatie rondom de pilot en de contacten met de deelnemende burgers aan de burgertoppanels verzorgd. In de rol van voorzitter van het OC heeft Toponderzoek meegedacht in de opbouw van een functioneel netwerk, contacten met BZK, het voorbereiden van de oplevering van de burgeradviezen (samenstellen van de adviessheets) en het zorgdragen voor het opstellen van de Wegwijzer en de feitelijke evaluatie van de pilot Burgertop Limburg.   

In relatie tot de benodigde communicatie activiteiten was het een sprong in het diepe. Mbt Publieke Raadpleging en de verbinding naar burgers tbv de organisatie van de Burgertop was er geen twijfel. Als het gaat om de inzet van pro-actieve communicatie om processen in gang te zetten en om de rol van de RvA en OC te verstevigen en te verduidelijken en het werkproces richting burgers duidelijk te maken was het samen pionieren. Ook Toponderzoek had geen expertise op dat vlak.

De directe contacten met directeur M. Hulsen heeft vertrouwen gewekt. Zijn inzet en die van het team in de eerste fase heeft de twijfel over de communicatie poot voor de tweede fase doen wegnemen. De getoonde inzet heeft vertrouwen gebracht en schouders eronder mentaliteit is bij een pionierstraject erg van belang. Bij pionieren zijn er altijd zaken die gedaan moeten worden zonder dat je dat op voorhand had kunnen voorzien. Die flexibileit en open mind heeft de tweede fase zeker mee gespeeld om weer in zee te gaan met Toponderzoek. De gegevens van betrokken burgers zijn ook erg essentieel. Deze zijn van belang geweest om in zo’n kort tijdbestek een tweede fase te kunnen uitvoeren.  

Het totale proces heeft meerdere zaken opgeleverd, onder andere:

• Een eindrapportage en een feitelijke evaluatie onderbouwd met cijfers;
• Communicatie met Limburgse gemeenten;
• Meer duidelijkheid in benodigde processtappen die moeten worden doorlopen;
• Het nut van een extern geplaatst Organiserend Comité;
• Voldoende voeding met de praktijk om de Raad van Advies in een monitorende en soms regisserende positie te plaatsen;
• Helderheid over de rol van marketing en communicatie om burgers te empoweren;
• Dat voortdurende verbinding tussen de praktijk (burgers) en het beleid (overheid) niet vanzelfsprekend is maar dat er specifieke (voortdurende) aandacht moet zijn.
• Dat goede verslaglegging en betrekken van politiek een specifieke expertise vergt en een benodigde competentie is;
• Dat vorming en begeleiding van de Burgertoppanels specifieke professionele expertise vergt en dat de rol van communicatie daarbij is onderschat;
• Dat visievorming en een gezamenlijk werkproces uitwerken tijd kost en een gezamenlijk ontwikkeltraject herbergt.